Digitalisierungsservice
Dokumente digitalisieren – wir übernehmen das für Sie
Sie schicken uns Ihre Unterlagen oder lassen sie abholen. Wir sortieren sie, scannen jedes Dokument einzeln, prüfen die Scans und stellen sie in Ihr privates digitales Archiv. Ihre Originale kommen geordnet in Ordnern zurück.
Auch für ganze Akten und Ordner
Sie möchten komplette Aktenordner digitalisieren lassen statt einzelner Dokumente? Dann ist unsere Seite zum Akten digitalisieren die richtige – dort erklären wir den Ablauf Ordner für Ordner.
Auch für ganze Akten und OrdnerNutzen
Warum sich das Digitalisieren von Dokumenten lohnt
Papier ist zuverlässig, aber langsam. Wer Unterlagen digital griffbereit hat, sucht nicht mehr, verpasst keine Frist und muss nicht erst Ordner heraussuchen.
Schneller finden
Ein digitalisiertes Dokument ist nach Name, Kategorie, Person und Datum griffbereit – statt im Ordnerstapel zu blättern.
Nachweise zur Hand
Steuerbescheid, Police oder Kaufbeleg: Wenn eine Frist oder ein Antrag ansteht, ist der Nachweis in Sekunden versendet.
Platz im Schrank
Die Originale bleiben geordnet in Ordnern. Alles, was Sie häufig brauchen, holen Sie sich digital – ohne die Ordner zu wälzen.
Vorsorge
Geht ein Original einmal verloren oder wird beschädigt, ist der Inhalt zumindest als Scan noch vorhanden.
Ablauf
So werden Ihre Dokumente digitalisiert
Sechs Schritte, eine Ansprechperson. Sie sehen jederzeit, wie weit Ihr Auftrag ist.
- Schritt 1
Umfang festlegen
Im Konfigurator wählen Sie die Anzahl der Personen, das passende Paket und ob Sie versenden oder abholen lassen. Sie sehen die Kosten sofort.
- Schritt 2
Unterlagen übergeben
Sie senden Ihre Unterlagen per Versand zu – deutschlandweit. In Bayern holen wir sie zum gewählten Termin persönlich ab, falls erwünscht.
- Schritt 3
Sortieren vor dem Scannen
Wir trennen Ihre Unterlagen nach Person und sortieren sie in klare Kategorien. Erst danach beginnt die eigentliche Digitalisierung.
- Schritt 4
Jedes Dokument einzeln scannen
Wir legen keine Papierstapel als undifferenzierte Datei ab: Jedes Dokument wird für sich gescannt, jede Seite einzeln geprüft. Mehrseitige PDFs teilen wir in einzelne Seiten auf und benennen sie nach dem Dokument, z. B. „Kreditvertrag Teil 1“ und „Kreditvertrag Teil 2“.
- Schritt 5
Prüfen und ins Archiv stellen
Nach der Qualitätsprüfung laden wir Ihre Scans in Ihr privates digitales Archiv hoch. Von dort aus sind sie durchsuchbar und gefiltert nach Person und Kategorie.
- Schritt 6
Originale geordnet zurück
Ihre Unterlagen kommen sortiert in professionellen, beschrifteten Ordnern zurück – per Rückversand oder persönliche Übergabe, wo verfügbar.
Qualität
Scannen statt nur abfotografieren
Schnell abfotografiert
Ein Foto vom Handy ist rasch gemacht, aber selten gleichmäßig: verzeichnete Ränder, fehlende Seiten, krumme Dateinamen. Wer später sucht, findet das Dokument meist nicht wieder.
Ordentlich gescannt
Gerade und gleichmäßig erfasst, Seite für Seite, in einheitlicher Benennung und einsortiert in die richtige Kategorie. Genau so legen wir Ihre Dokumente ab.
Dokument scannen
Ein Dokument scannen – selbst oder scannen lassen?
Für ein einzelnes Blatt reicht oft das Smartphone. Sobald es um viele Unterlagen geht, kostet das Scannen schnell ganze Wochenenden – und das Ergebnis ist selten einheitlich.
Tipps, wenn Sie selbst scannen
- Heftklammern und Büroklammern vorher entfernen, Blätter glätten.
- Als PDF speichern, nicht als Foto – mit mindestens 300 dpi für gut lesbare Schrift.
- Ein Dokument pro Datei, mehrseitige Briefe zusammenhalten.
- Eindeutige Dateinamen vergeben, z. B. Datum, Absender und Art des Dokuments.
- Dateien sicher speichern und nicht unverschlüsselt per E-Mail verschicken.
Wann sich Scannen lassen lohnt
Bei Stapeln, Kartons oder ganzen Ordnern übernehmen wir das Sortieren und Scannen jedes Dokuments für Sie – inklusive Prüfung der Scans und Ablage in Ihrem privaten digitalen Archiv. Ihre Originale erhalten Sie geordnet zurück.
Unterlagen
Diese Dokumente digitalisieren wir für Sie
Im Zweifel digitalisieren Sie das, was Sie öfter als einmal im Jahr brauchen oder wovon Fristen und Nachweise abhängen.
Bank & Zahlungen
Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Depots
Versicherungen
Policen, Beitragsnachweise, Schreiben
Steuern & Finanzen
Steuerbescheide, Lohnbelege, Spendenquittungen
Verträge & Abos
Mobilfunk, Strom, Mitgliedschaften
Gesundheit & Pflege
Arztbriefe, Krankenhaus, Pflegegeld
Behörden & Schule
Bescheinigungen, Bescheide, Zeugnisse
Immobilie & Wohnen
Mietvertrag, Nebenkosten, Hausunterlagen
Auto & Verkehr
Fahrzeugpapiere, Werkstattrechnungen
Bitte übermitteln Sie nach Möglichkeit keine unersetzlichen Originaldokumente, wenn für die Bearbeitung eine Kopie oder ein Scan ausreichend ist. Dies gilt insbesondere für Originalurkunden, Zeugnisse, notarielle Unterlagen und sonstige Dokumente, deren Ersatz nur schwer oder gar nicht möglich ist.
Sicherheit
Wie Ihre Daten beim Digitalisieren geschützt sind
Privater Speicher
Ihre Scans liegen in einem privaten Speicherbereich. Es gibt keine öffentlichen Links zu Ihren Dokumenten.
Streng getrennt pro Konto
Jedes Kundenkonto ist technisch abgeschottet. Niemand sieht Dokumente eines anderen Kontos – auch nicht über eine erratene Adresse.
Fristen und Löschung
Aufbewahrung ist an Fristen gekoppelt. Vor einer geplanten Löschung informieren wir Sie und stellen vorher einen Export bereit.
Sie behalten die Daten
Sie können Ihre Dokumente jederzeit ansehen, herunterladen und exportieren. Eine Nutzung Ihrer Inhalte für andere Zwecke findet nicht statt.
Einzelheiten zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Optional
Nach der Digitalisierung: Ihr digitales Archiv
Alle digitalisierten Dokumente bleiben in Ihrem persönlichen Konto verfügbar – privat gespeichert, durchsuchbar und monatlich kündbar.
- Suche über Name, Kategorie, Person und Datum
- Nur Sie sehen die Dokumente Ihres Kontos
- Diskret und Datenschutzkonform
Die Scans sind nach dem Rückversand bereits in Ihrem Konto – Sie müssen später nichts noch einmal abtippen, abfotografieren oder hochladen.
Digitales Archiv ansehenDurchsuchen statt suchen
Name, Kategorie, Person und Datum – Ihre Dokumente sind gefiltert und sortiert abrufbar, nicht nur abgelegt.
Herunterladen und exportieren
Sie können einzelne Dokumente öffnen und speichern oder vor einer Löschung alles als Export mitnehmen.
Löschung jederzeit möglich
Sie archivieren nur so lange, wie Sie möchten: Das Archiv ist monatlich kündbar.
Fragen
Häufige Fragen zum Dokumente digitalisieren
Bereit, Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen?
Konfigurieren Sie Ihren Service in wenigen Minuten – persönlich, sicher und fair kalkuliert. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Ort in Bayern dabei ist: Verfügbarkeit prüfen.