Aktendigitalisierung
Akten digitalisieren – Ordner für Ordner, ohne selbst zu scannen
Sie schicken uns Ihre Aktenordner oder lassen sie in Bayern persönlich abholen. Wir lösen die Unterlagen für das Scannen aus der Ablage, erfassen jedes Blatt einzeln und stellen die Scans in Ihr privates digitales Archiv. Ihre Originale gehen danach geordnet wieder an Sie zurück.
Wichtig zu wissen
Reine Digitalisierung – gleicher Preis, ein zusätzlicher Baustein
Wenn es Ihnen nur um die digitalen Kopien geht, ändern sich Aufwand und Preis nicht. Was dazukommt, ist der Ablageort für Ihre Scans.
Reine Digitalisierungsarbeit
Wenn Sie Ihre Akten nur digitalisieren lassen möchten, müssen wir die Unterlagen für das Scannen ohnehin aus den Ordnern lösen. Deshalb bleibt der Preis derselbe wie beim klassischen Sortierauftrag – für das Aus- und Wiedereinräumen berechnen wir nichts extra.
Digitales Archiv erforderlich
Bei der reinen Digitalisierung brauchen Sie das digitale Archiv dazu: ohne Archiv hätten Ihre Scans keinen Ablageort. Sie buchen es im Konfigurator direkt mit und können es monatlich kündigen.
Versand oder persönliche Abholung
Aus ganz Deutschland senden Sie Ihre Akten per Post zu. In Bayern holen wir Ihre Ordner zusätzlich persönlich zum gewählten Termin ab.
Identischer Bestellweg
Sie nutzen denselben Konfigurator, dieselben Pakete und denselben Ablauf wie beim Sortieren Ihrer Unterlagen. Es gibt kein separates Bestellformular für die Digitalisierung.
Nutzen
Warum sich das Digitalisieren ganzer Akten lohnt
Akten sind von Natur aus langsam: Man blättert, sucht und trägt sie zum Regal. Ein digitalisiertes Archiv öffnet sich in Sekunden.
Platz im Schrank
Aus einem Regal voller Ordner wird ein Archiv, das Sie am Bildschirm öffnen. Was Sie häufig brauchen, bleibt digital griffbereit – die Papiere wandern zurück ins Archiv.
Zugriff pro Vorgang
Eine Akte bleibt als Ganzes zusammen: Versicherung, Steuerjahr oder Mietverhältnis erscheinen im Archiv als eigene Einheit und nicht als loses Einzelblatt.
Fristen und Nachweise
Steht eine Frist, ein Antrag oder ein Nachweis an, ist die passende Akte in Sekunden geöffnet – statt dass Sie erst den richtigen Ordner heraussuchen.
Vorsorge bei Verlust
Geht ein Ordner einmal verloren oder wird er beschädigt, ist der Inhalt als Scan noch vorhanden. Die Originale behalten Sie trotzdem.
Ablauf
So werden Ihre Akten digitalisiert
Sechs Schritte, eine Ansprechperson. Sie sehen jederzeit, wie weit Ihr Auftrag ist.
- Schritt 1
Akten übergeben
Sie senden Ihre Ordner per Post aus ganz Deutschland zu oder lassen sie in Bayern zum gewählten Termin persönlich abholen.
- Schritt 2
Pro Akte trennen
Wir führen jede Akte getrennt – nach Person und Vorgang. So bleibt später im Archiv erkennbar, welche Unterlagen zusammengehören.
- Schritt 3
Reihenfolge und Umfang prüfen
Vor dem Scannen prüfen wir die Reihenfolge der Unterlagen, fehlende Seiten und den Umfang jeder einzelnen Akte.
- Schritt 4
Blatt für Blatt scannen
Wir scannen jedes Dokument einzeln und prüfen jede Seite. Keine Akte landet als undifferenzierter Stapel in einer einzigen Datei.
- Schritt 5
Benennen und einsortieren
Die Scans tragen den Namen der Akte und ihre Reihenfolge, zum Beispiel „Kfz-Versicherung Teil 1“ und „Kfz-Versicherung Teil 2“. Mehrseitige PDFs teilen wir in einzelne Seiten auf.
- Schritt 6
Ins Archiv stellen und zurückgeben
Die fertigen Scans liegen in Ihrem privaten Archiv. Ihre Unterlagen räumen wir wieder in die Ordner ein und geben sie an Sie zurück.
Unterlagen
Diese Akten digitalisieren wir für Sie
Am sinnvollsten sind Akten, die Sie öfter als einmal im Jahr brauchen oder von denen Fristen und Nachweise abhängen.
Steuer & Finanzen
Steuerakten, Bescheide, Lohnbelege, Belegsammlungen
Versicherungen
Akten pro Police, Beitragsnachweise, Schreiben
Wohnen & Miete
Mietakten, Nebenkostenabrechnungen, Hausunterlagen
Auto & Verkehr
Fahrzeugakten, Werkstattrechnungen, Vorgänge
Nachlass & Erbe
Nachlassakten, Erbscheinunterlagen, Übersicht
Gesundheit & Pflege
Patientenakten, Arztbriefe, Pflegeunterlagen
Bewerbung & Schule
Bewerbungsakten, Zeugnisse, Mappen
Verträge & Abos
Vertragsakten, Kündigungen, Mitgliedschaften
Umfang
Wenn es mehr als ein Karton ist
Ein komplettes Hausarchiv, die Unterlagen eines Nachlasses oder die Akten mehrerer Familienmitglieder: Wir richten uns nach Ihrem Umfang, nicht nach einer vorgegebenen Ordnerzahl.
Mehrere Personen
Für jede Person wird ein eigenes Profil im Auftrag angelegt, damit Akten, Ordner und Scans getrennt bleiben.
Mehrere Pakete
Bei großen Archiven verteilen wir die Unterlagen auf mehrere Pakete – auch beim Rückversand.
Umfang vorher klären
Liegt Ihr Archiv deutlich über dem größten Paket, prüfen wir den Umfang vor der Bearbeitung und melden uns bei Ihnen.
Individuelles Angebot
Kommen Sie mit dem Konfigurator nicht zurecht oder haben Sie besondere Wünsche, fragen Sie jederzeit nach einem individuellen Angebot.
Fragen Sie im Zweifel vorher an: Individuelles Angebot anfragen.
Aufbewahrung
Akten archivieren und digitalisieren – zwei Dinge
Papier bleibt bei Ihnen
Die Digitalisierung ergänzt Ihr Archiv, sie ersetzt es nicht. Nach der Bearbeitung gehen die Originale zurück an Sie.
Ein Scan ersetzt kein Original
Für behördliche oder rechtliche Zwecke zählt oft das Original. Der Scan ist Ihre schnelle Kopie für den Alltag.
Löschfristen im Archiv
Wir dürfen Ihre Unterlagen im Cloud-Archiv nicht unbegrenzt aufbewahren. Vor einer geplanten Löschung informieren wir Sie und stellen vorher einen Export bereit.
Sicherheit
Wie Ihre Akten beim Digitalisieren geschützt sind
Privater Speicher
Ihre Scans liegen in einem privaten Speicherbereich. Es gibt keine öffentlichen Links zu Ihren Dokumenten.
Streng getrennt pro Konto
Jedes Kundenkonto ist technisch abgeschottet. Niemand sieht Dokumente eines anderen Kontos – auch nicht über eine erratene Adresse.
Zugriff nur für Sie
Für den Zugang zu Ihrem Archiv können Sie zusätzlich eine Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten.
Sie behalten die Daten
Sie können Ihre Dokumente jederzeit ansehen, herunterladen und exportieren. Eine Nutzung Ihrer Inhalte für andere Zwecke findet nicht statt.
Einzelheiten zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in der Datenschutzerklärung.
Kosten
Was kostet das Digitalisieren Ihrer Akten?
Die Digitalisierung ist Teil des Auftrags und richtet sich nach Paket und Umfang – genau wie beim Sortieren Ihrer Unterlagen. Das Aus- und Wiedereinräumen für das Scannen kostet nichts extra. Das digitale Archiv kommt als monatliches Abonnement dazu, das Sie jederzeit kündigen können.
Den Preis für Ihren Umfang sehen Sie im Konfigurator. Eine persönliche Abholung in Bayern richtet sich nach Ihrer Postleitzahl; sonst senden Sie Ihre Akten per Post aus ganz Deutschland.
Fragen
Häufige Fragen zum Akten digitalisieren
Auch für einzelne Dokumente
Sie haben eher lose Unterlagen als ganze Akten? Dann passt unsere Seite zum Dokumente digitalisieren – dort erklären wir den Ablauf für einzelne Dokumente.
Zur Seite für einzelne DokumenteBereit, Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen?
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