Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der angebotenen Dienstleistungen ist:

Dokulett
Inhaber: Robert Rexha
Kotauring 3
94327 Bogen
Deutschland

E-Mail: robert.rexha@dokulett.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Bearbeitung von Aufträgen, die Durchführung von Zahlungen, die Bereitstellung eines Kundenkontos, die Bereitstellung des digitalen Archivs oder die Kommunikation mit Ihnen erforderlich ist.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung unserer Website und Dienstleistungen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Zahlungs- und Rechnungsdaten
• Kundendaten und Kontodaten
• Auftrags- und Vertragsdaten
• Kommunikationsdaten
• technische Daten zur Nutzung der Website
• hochgeladene bzw. zur Bearbeitung übermittelte Dokumente
• Daten aus eingescannten Dokumenten
• gegebenenfalls besonders geschützte personenbezogene Daten, insbesondere Gesundheitsdaten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

4. Registrierung und Kundenkonto

Für bestimmte Funktionen von Dokulett kann die Einrichtung eines Kundenkontos erforderlich sein.

Bei der Registrierung werden die für die Erstellung und Verwaltung des Kundenkontos erforderlichen Daten verarbeitet.

Das Kundenkonto ermöglicht insbesondere die Verwaltung von Aufträgen, Dokumenten, Rechnungen und gegebenenfalls des digitalen Archivs.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Vertrags erforderlich ist.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Nachricht gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit einem Vertrag oder einer vorvertraglichen Maßnahme zusammenhängt. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Dokumente und persönliche Unterlagen

Dokulett verarbeitet Dokumente, die Kunden zur Organisation, Digitalisierung oder Archivierung übermitteln.

Diese Dokumente können personenbezogene Daten über den Kunden oder über andere Personen enthalten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung der vom Kunden beauftragten Leistung.

Dokulett verwendet die übermittelten Dokumente nicht für Werbung, Profilbildung oder andere nicht vom Auftrag umfasste Zwecke.

7. Gesundheitsdaten und besonders geschützte Daten

Dokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten, insbesondere Gesundheitsdaten.

Die Verarbeitung solcher Daten erfolgt nur, soweit dies für die vom Kunden ausdrücklich beauftragte Leistung erforderlich ist und eine hierfür geeignete Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO besteht.

Soweit für die Verarbeitung eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert und ausdrücklich eingeholt.

Die Einwilligung wird nicht vorausgesetzt und kann grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Ein Widerruf kann dazu führen, dass eine beauftragte Leistung nicht oder nicht vollständig durchgeführt werden kann.

8. Papierorganisation

Bei der Papierorganisation werden vom Kunden übermittelte oder abgeholte Unterlagen nach dem vereinbarten Auftrag sortiert und organisiert.

Eine Digitalisierung findet nur statt, wenn diese ausdrücklich als zusätzliche Leistung beauftragt wurde.

Die Unterlagen werden ausschließlich im Rahmen der beauftragten Dienstleistung verarbeitet.

9. Digitalisierung und digitales Archiv

Wenn der Kunde eine Digitalisierung beauftragt, werden die hierfür übermittelten Dokumente digital verarbeitet und dem Kunden entsprechend dem vereinbarten Leistungsumfang zur Verfügung gestellt.

Bei einem gebuchten digitalen Archiv werden die digitalen Dokumente innerhalb des für den Kunden vorgesehenen geschützten Bereichs gespeichert.

Der Zugriff erfolgt über das Kundenkonto.

10. Speicherung und Löschung des digitalen Archivs

Bei Beendigung eines kostenpflichtigen digitalen Archiv-Abonnements bleiben die Daten bis zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums gespeichert und für den Kunden zugänglich.

Nach Ablauf des bezahlten Zeitraums wird der Zugriff auf das digitale Archiv deaktiviert.

Anschließend werden die digitalen Dokumente für weitere 30 Kalendertage als Wiederherstellungszeitraum gespeichert.

Innerhalb dieses Zeitraums kann der Kunde das Archiv durch Reaktivierung des entsprechenden Tarifs wiederherstellen.

Wird das Archiv innerhalb dieser 30 Kalendertage nicht reaktiviert, werden die im digitalen Archiv gespeicherten Kundendokumente und die damit verbundenen Daten gelöscht, soweit keine gesetzliche Verpflichtung oder sonstige Rechtsgrundlage einer Löschung entgegensteht.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen, bleiben hiervon unberührt.

Der 30-tägige Zeitraum ist eine vertraglich angebotene Wiederherstellungsfrist von Dokulett und keine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist.

11. Technische Speicherung

Für die technische Bereitstellung der Website, Kundenkonten und Dokumentenspeicherung können technische Dienstleister eingesetzt werden.

Hierzu gehören insbesondere:

• Supabase für bestimmte Backend-, Authentifizierungs- und Speicherfunktionen
• Lovable für die technische Bereitstellung bzw. Entwicklung der Website
• IONOS für Domain- und E-Mail-Dienste
• Stripe und PayPal für Zahlungsabwicklung

Die jeweiligen Dienstleister verarbeiten Daten nur im Rahmen ihrer jeweiligen Funktionen und nach den geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Soweit erforderlich, werden Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

12. Zahlungsabwicklung

Für Zahlungen können Stripe, PayPal und SEPA-Zahlungsverfahren eingesetzt werden.

Bei einer Zahlung werden die hierfür erforderlichen Daten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt.

Je nach Zahlungsart können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsbetrag, Rechnungsinformationen und Zahlungsinformationen verarbeitet werden.

Für die Zahlungsabwicklung gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.

13. Hosting und technische Daten

Beim Besuch unserer Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seiten
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• technische Protokolldaten

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur technischen Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität der Website.

14. Cookies und ähnliche Technologien

Dokulett verwendet technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. zur Anmeldung im Kundenkonto und zur Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl), soweit diese für die Bereitstellung der Website, des Kundenkontos oder der von Ihnen angeforderten Funktionen notwendig sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Alle weiteren Technologien setzen wir nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen.

Google Analytics

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics setzt Cookies (z. B. „_ga“), mit denen ausgewertet wird, wie Besucher die Website nutzen (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, Gerätetyp, ungefährer Standort). Die IP-Adresse wird von Google gekürzt. Die Daten können auch an Server der Google LLC in den USA übertragen werden; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Cookies werden bis zu 14 Monate gespeichert. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

Ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen.

Social-Media-Pixel werden auf dieser Website nicht eingesetzt.

15. Keine Nutzung zu Werbezwecken

Die von Kunden übermittelten Dokumente werden nicht zur Erstellung von Werbeprofilen oder für personalisierte Werbung verwendet.

Insbesondere werden vertrauliche Dokumenteninhalte nicht für Werbung an Dritte verkauft oder weitergegeben.

16. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• technische Dienstleister
• Hosting- und Speicheranbieter
• Zahlungsdienstleister
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister
• Versand- und Logistikdienstleister, soweit für einen Auftrag erforderlich
• Steuerberater oder sonstige gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater, soweit erforderlich
• Behörden oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.

17. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit einzelne eingesetzte Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten oder ein Zugriff aus einem Drittland möglich ist, erfolgt dies nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien oder andere gesetzlich zulässige Mechanismen eingesetzt werden.

18. Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kundendokumente werden nach den vertraglich vereinbarten Speicher- und Löschfristen behandelt.

19. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an kontakt@dokulett.de wenden.

20. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Ihres Arbeitsplatzes sein.

21. Datensicherheit

Dokulett setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten und insbesondere vertrauliche Dokumente vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder unberechtigter Offenlegung zu schützen.

22. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die technischen, rechtlichen oder organisatorischen Voraussetzungen ändern.

Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026